Tal vez lo más apropiado en la gestión de proyectos es hacer convivir sanamente las diferentes metodologías para la gestión de proyectos. Tampoco se trata de tener en la organización media docena de metodologías. Esto sería improcedente, costoso, desgastante e improductivo. La PMO podría verse como un taller de carpintería donde se tiene herramientas de vieja data y de última generación. Muy probablemente se requerirá el uso de una u otra dependiendo la situación y necesidad. Así las cosas, las organizaciones deben estar sincronizando las metodologías de gestión de proyectos con el objeto de sacar el mayor provecho de ellas.
Las metodologías tradicionales y el agilismo pueden convivir de forma tal que la oficina de gestión de proyectos PMO sea exitosa. Por lo tanto, la organización estará en la capacidad de llevar adelante su estrategia. Lo primero y más relevante es que exista una forma estándar y sencilla de determinar en qué momento se usa una u otra metodología. Segundo, es preciso tener en cuenta que la gestión de proyectos en cascada puede utilizar el agilismo para el desarrollo de actividades o requerimientos pequeños y particulares. Lo tercero es la definición de un equipo con capacidades para discernir oportunamente qué metodología aplicar. Por último y no menos importante, los tableros de control deben estar integrados para tener una vista holística de los avances en los proyectos.
La organización a través de la PMO debe diseñar un modelo de actuación que le permita estar permanentemente sincronizando las metodologías de gestión de proyectos. Las características de las metodologías en cascada y ágiles pueden mostrar la manera como pueden complementarse. La gestión de proyectos en cascada tiene procesos lineales, es predictiva y exigente en documentación. Por su parte, las metodologías ágiles utilizan un acercamiento iterativo e incremental haciendo énfasis en entregas con alcance, costo y tiempo pequeñas. Para proyectos grandes y complejos se sugiere el método en cascada. Para la gestión dinámica de la demanda y la evolución diaria de los sistemas de información y las aplicaciones se sugiere el uso del agilismo.
Sin importar la metodología que se use, la organización debe asegurar una postura centrada en el cliente. Por lo cual, se conocerá en forma oportuna las necesidades cambiantes de los usuarios facilitando la toma de decisiones y sincronizando las metodologías de gestión de proyectos. Una combinación y sincronización adecuada de las metodologías permite mejorar la productividad en la PMO y entregar más valor a los clientes. Dentro de la cultura es preciso trabajar en el balance que deben tener las metodologías en cuenta a capacitación y entrenamiento que cierren las brechas de conocimiento. De igual forma, la comunicación a través de toda la organización se debe fortalecer y trabajar en esquemas de maduración permanentes.
No se trata de poner a competir a las metodologías ni a los equipos de los proyectos. Por lo cual, una adecuada alineación en el liderazgo asegura el éxito de la aplicación de la metodologías en toda la organización. Como referimos anteriormente, es vital la identificación de los proyectos que se trabajarán con una u otra metodología. El agilismo opera mejor en los proyectos donde los requerimientos deben evolucionar rápidamente y las iteraciones cortas e incrementales aportan valor en la implementación. Adicionalmente, algunas organizaciones están entrenando indistintamente en las metodologías con miras a tener capacidades integrales en los equipos de trabajo. Sin embargo, es importante tener en consideración que los equipos para cada método deben estar claramente definidos ya que sus roles y estructura son diferentes.
Para finalizar es importante mencionar que la planeación, la colaboración, la comunicación, el seguimiento y la medición/gestión por indicadores deben ser transversales e integrales desde la PMO. Por lo tanto, el empoderamiento y la capacidad de liderazgo de la PMO y la participación activa de todos los interesados le permiten a la organización alcanzar sus objetivos sincronizando las metodologías de gestión de proyectos. La experiencia nos ha demostrado que una buena estrategia es la combinación de ambos métodos. En consecuencia, la explotación de la robustez de la planificación en cascada y las iteraciones para la ejecución y entrega de requerimientos en el agilismo son un amalgama perfecto para el éxito en los proyectos.
En niik consideramos que la adecuada combinación de las las dos metodologías: cascada (tradicional) y agilismo (scrum, kanban y SAFe) aseguran el éxito en los proyectos. Por lo tanto, hemos fortalecido nuestras habilidades a través de la selección y formación de niikers integrales para la gestión de proyectos. Es por esto que estamos en la capacidad de acompañar las estrategias de nuestros clientes a través del desarrollo e implementación de proyectos. Adicional, compartimos el concepto de algunos expertos como que han trabajado en la integración de las metodologías. En consecuencia, niik los puede acompañar en la implementación de un enfoque híbrido para superar los desafíos y retos de los proyectos.
En niik aplicamos las mejores prácticas sincronizando las metodologías de gestión de proyectos y adaptándonos a las necesidades particulares de cada organización y proyecto. Por lo anterior, estamos en capacidad de fomentar una cultura de colaboración, aprendizaje continuo y respeto por uso adecuado de cada metodología.
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Fuente: Project Management. The PM News Letter. 5 de enero de 2025.
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