La perdurable y necesaria gestión de proyectos (V)

Excelente!. Este recorrido por la perdurable y necesaria gestión de proyectos (V) nos ha llevado por interesantes temas. Desde la gestión de los riesgos hasta las metodologías para la gestión de proyectos. Todos estos elementos hacen parte intrínseca de la cultura que se va creando para mejorar la productividad. Enfocarse en el cliente y su experiencia es fundamental para implementar un modelo de excelencia organizacional.

En esta quinta entrega vamos a hablar de los sistemas y las metodologías de seguimiento y control de proyectos. Iniciaremos comentando que lo que no se mide no se controla y lo que no se controla no se sabe como va a terminar..! Por esta razón, en fundamental el uso de indicadores clave de desempeño KPIs y Objetivos y Resultados Claves OKRs. Complementar estos dos esquemas de seguimiento y control aseguran el éxito en la gestión de proyectos.

Alrededor de los KPIs giran elementos como la estrategia, los objetivos y las metas. Es importante conocer en todo momento la forma como se consumen los recursos y se avanza en el plan. La mejores prácticas se basan en planear, hacer, verificar y ajustar. Lo anterior es conocido con el PHVA. De otro lado, dentro de la metodología LEAN se usa DMAIC (definir, medir, analizar, implementar mejor y controlar). Los KPIs aseguran que los planes se están desarrollando en forma adecuada. Es caso tal que exista alguna desviación, ésta debe ser corregida y ajustada de inmediato. Por lo tanto, los KPIs son claves para el proceso de toma de decisiones en la gestión de proyectos.

Los KPIs son medidas cuantificables específicas y objetivas. Ayudan a “todos” los interesados a conocer, entender y decidir si el proyecto va por buen camino. Lo cual al final redundará en alcanzar sus objetivos, cumplir la meta y finalizar con éxito el proyecto. Los KPIs soportan decisiones con información precisa y deben estar alineados por consenso con los objetivos estratégicos. De otro lado, deben estar definidos de forma tal que adviertan oportunamente las desviaciones. Los interesados deben estar en capacidad de prevenir y anticipar cualquier situación desfavorable en el proyecto.

Los KPIs contemplan mediciones sobre todos los recursos del proyecto. En particular: alcance, tiempo (cronograma) y costos (presupuesto). No obstante, se debe hacer seguimiento también al equipo, los procesos, las metodologías y los impactos con otros proyecto. En esta línea, es importante considerar los esquemas de comunicación internos y externos del proyecto. Adicional, debe existir un foco especial en seguimiento y control de los procesos de gestión de cambios y riesgos. La información del proyecto (comunicación) debe fluir adecuadamente en cantidad y calidad por toda la organización. También es importante considerar atributos cualitativos como la satisfacción, motivación y nivel de adherencia metodológico. Siempre será relevante y prudente considerar el juicio experto de los interesados para la perdurable y necesaria gestión de proyectos (V).

La implementación con éxito de KPIs contempla entre otros: 1) clara alineación con objetivos estratégicos. 2) métricas consistentes y coherentes. 3) metas (números) realistas y alcanzables. 4) permanente (económico y oportuno) monitoreo y reporte. 5) flexibilidad en el ajuste del indicador. 6) clara visualización y comprensión. 7) utilización de herramientas matemáticas y estadísticas. 8) apoyo técnico, conocimiento y experiencia.

Lo anterior permitirá superar retos como: 1) definir indicadores inocuos o redundantes. 2) tomar decisiones no oportunas o equivocadas. 3) dejar pasar información relevante por estar revisando lo que no es. 4) complicaciones en la gestión del cambio al no contar con información convincente y confiable. 5) enfocar los esfuerzos hacia prioridades que no son.

Revisemos ahora algunos conceptos sobre los Objetivos y Resultados Claves OKRs. Este marco de referencia y acción hacia el seguimiento y control habilita la alineación entre los interesados, el foco en lo importante y que realmente agrega valor y el cumplimiento de las metas. De esta forma, los OKRs son una herramienta que contempla mediciones objetivas y realistas sobre los objetivos y resultados que se deben alcanzar. Esta técnica puede ser usada tanto en la gestión de proyectos y procesos como en la gestión estratégica de la organización. La medición y evaluación de los resultados es fundamental para establecer si el avance y progreso es el adecuado.

Los OKRs deben esta alineados con la visión, la misión y los objetivos estratégicos organizacionales. De esta forma, se garantiza que cada miembro e interesado comprende y entiende su rol en el cumplimiento de las metas. Los OKRs son importante por que aseguran la alineación y foco en las prioridades estratégicas. En consecuencia, los recursos y esfuerzos siempre están asignados en procura de obtener los objetivos y resultados clave. De otro lado, los OKRs son compartidos a través de la organización y por todos. Se precisa considerar y promocionar la transparencia, flexibilidad y empoderamiento sobre cada objetivo trazado.

Una buena aplicación de los OKRs genera motivación en el equipo ya que los resultados son visibles. Lo anterior, invita al equipo a dar un poco más de si e ir más lejos. Por esto la claridad, sencillez y facilidad en el entendimiento de los objetivos y sus resultados es fundamental. Se precisa implementar mecanismos que ayuden al seguimiento y control de los OKRs. Por esta razón, complementar los OKRs con los KPIs se hace necesario e imprescindible. Es conveniente definir una cantidad “pequeña” de OKRs con foco en lo más crítico para el negocio.

Es común ver que la aplicación de los OKRs se hace sobre unidades o áreas de negocio. Por ejemplo: mercadeo (visibilidad de la marca), ventas (crecimiento en ingresos) y desarrollo de productos. No obstante, también existen ejemplos de OKRs para unidades productivas u operativas. Es conveniente definir indicadores realistas, simples y enfocados evitando así la complejidad. El conocimiento y compromiso con los OKRs por parte de “todos” es fundamental. Así como las revisiones oportunas y con información de calidad de cada indicador para tomar la decisiones requeridas.

El conocimiento y la experiencia de nuestros niikers nos permiten acompañar a los clientes en sus iniciativas y proyectos tendientes a cumplir sus objetivos. Por ejemplo, en niik tenemos la capacidad de ayudarlos en la mejora de la productividad a través de la automatización de procesos o de su flujo de información. También podemos ayudarles en la perdurable y necesaria gestión de proyectos (V). Estaremos atentos para realizar un diagnóstico que nos permita evidenciar las necesidades y nos ayude en la definición de las prioridades.

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