Es momento de hablar un poco de la metodología tradicional de “cascada” para la perdurable y necesaria gestión de proyectos (IV). Precisamos también establecer algunos puntos de comparación y encuentro con las metodologías ágiles para la gestión de proyectos. Definir las principales diferencias en sus capacidades nos permitirá realizar una adecuada selección de ellas previo a su utilización. Es de esta forma como podemos asegurar el éxito en la implementación de proyectos.
La metodología en cascada organiza en “grandes y completos” paquetes de trabajo la producción de los entregables. Lo anterior significa que necesariamente el proyecto requiere del uso de un tiempo moderado para ir avanzando. De entrada, esto hace que los métodos cascada VS agilismo presenten diferencias en su acercamiento y aplicación. Aclaramos que lo mencionado no hace per ce uno mejor que el otro. Precisamos conocer claramente el contexto y las condiciones de cada iniciativa, necesidad y requerimiento para seleccionar adecuadamente una metodología. Incluso, existen varios casos de éxito donde la utilización de las dos en un mismo proyecto o programa de proyectos es bastante útil por la forma como se complementan.
Rápidamente recordemos que la metodología ágil es flexible y utiliza un acercamiento iterativo que conviene para proyectos con un alto componente y foco en el desarrollo de SW. Sus principales valores y principios se fundamentan en: 1) personas e interacciones sobre procesos y herramientas. 2) documentación detallada del SW. 3) colaboración basada en contratos negociados (compromisos). 4) gestión del cambio con afectación mínima al plan. Por otro lado, algunos de los marcos de referencia usados en el agilismo son: scrum, kanban, programación extrema (XP).
De otra parte, tenemos la metodología en cascada que es lineal y secuencial. Sin embargo, permite la definición de algunas actividades que se pueden superponer con miras a ahorrar y ganar tiempo. De esta forma, la utilización de los demás recursos también se mejora pues su desperdicio se minimiza. Como mencionamos, algunas de sus fases se pueden solapar acortando los tiempos: 1. consolidación de requerimientos y necesidades con su respectivo análisis. 2. diseño del sistema. 3. desarrollo o implementación. 4. integración y pruebas. 5. capacitación y despliegue. 6. mantenimiento y evolución.
De hecho, el acercamiento inicial de estas metodologías iba encaminado al desarrollo de SW. No obstante, hoy por hoy se aplican a una diversa gama de proyectos con grandes diferencias en sus tamaños y complejidades. De lado del alcance y flexibilidad del proyecto, el agilismo se percibe como más adaptativo y habilita una oportuna gestión de los cambios. En contraste, el método de cascada es más exigente y riguroso con los cambios pues se deben realizar muchas más validaciones transversales. Por lo tanto, se precisa considerar unos requerimientos que sean estables en el tiempo y tengan un impacta transversal en la organización. para que la metodología en cascada sea la indicada.
Ahora bien, en cuanta a la planeación y ejecución del proyecto, el agilismo utilizada una técnica incremental con iteraciones cortas. Lo anterior permite que los equipos estén enfocados en las actividades inmediatas a desarrollar. De otro lado, los proyectos en cascada requieren de una pormenorizada planeación desde su inicio. Se debe asegurar que se contempla la opinión y el conocimiento de todos los interesados. Debido a esto, no se recomienda iniciar un desarrollo hasta tanto no se tengan contempladas y controladas todas las variables. De esta forma, se reducen los cambios y reprocesos.
Precisamos hacer énfasis en que las dos metodologías requieren la activa participación de los interesados. Sin embargo, sus roles son diferentes. Para el agilismo se requiere que el cliente colabore y esté comprometido en cada paso que se da. Entonces, su retroalimentación en fundamental en cada momento y se requiere la inversión de gran cantidad de su tiempo. En el método de cascada, la participación más activa se da al inicio en la definiciones de los requerimientos. Luego se considera vital su participación en las pruebas, capacitación y puesta en producción de los entregables en la perdurable y necesaria gestión de proyectos (IV).
En lo que hace referencia a la gestión de riesgos, el agilismo se debe cerciorar de aplicar pruebas permanentes y transversales de cada entregable. En este sentido, se precisa administrar y gestionar los ambientes de prueba, pre producción y producción con gran rigurosidad. También se requiere de una metodología de entrega y despliegue continuos que asegure la calidad y oportunidad en todo el proceso de desarrollo. Ahora bien, la gestión del riesgo en la metodología cascada se concentrar en anticipar o descubrir lo más pronto posible los riesgos para controlarlos o mitigarlos oportunamente. En las dos metodologías se precisa considerar que todos riesgo materializado impactará los planes de trabajo.
Los proyectos que se implementan a través de agilismo van entregando sus resultados de manera incremental durante el proceso de desarrollo. En la medida en que se termina cada sprint se van realizando las entregas comprometidas. De esta manera, se asegura que cada incremento de valor se da lo más pronto posible en el tiempo. Por su parte, la metodología cascada entrega toda su producción y resultados al final del ciclo completo de desarrollo. La estructura del equipo y los roles para el agilismo se fundamentan en las necesidades funcionales. Su organización esta basada en la autonomía que adquiere el equipo para desarrollar su trabajo de manera autogestiona.
De otro lado, los proyectos en cascada tienen estructuras jerárquicas en sus equipos. Los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo están claramente definidas así como sus dependencias. En consecuencia agilismo y cascada tienen sistemas de gestión de las comunicaciones diferentes. El primero caracterizado por la auto gestión y el segundo por el consenso y las aprobaciones formales. En cuanto al control, monitoreo y seguimiento la inspecciones frecuentes y regulares son características del agilismo. Por el contrario, el método cascada utiliza revisiones establecidas por cronograma. En este sentido, cada fase debe tener su aprobación puntual para continuar con el resto de actividades.
Por último y no menos importante, la documentación en estas dos técnicas presenta también algunas diferencias. De un lado, para el agilismo es importante tener una comprensión absoluta y detallada del SW a intervenir. Lo anterior demanda gran capacidad en colaboración y poner a disposición toda la información de manera ordenada. Por su parte, el método de cascada pone mucho énfasis en la documentación existente y la que se va produciendo en el proyecto. Esta técnica es más exigente en el registro del nuevo conocimiento que se está adquiriendo por parte del proyecto para la organización. En virtud de esto, la documentación provista por el proyecto es la que se usará para el mantenimiento y evolución de los procesos y sus sistemas.
En resumen, los beneficios del agilismo están en la flexibilidad y adaptabilidad, la satisfacción del cliente, la entrega temprana y continua, y, la mejora de la calidad. Ahora bien, la metodología cascada presenta como beneficios claridad en la estructura y la organización, predictibilidad y una detallada definición de requerimientos. No obstante, el agilismo tiene que trabajar algunos retos como la pérdida de control en la gestión de cambios, el uso intensivo de recursos de manera expedita e inmediata y los bajos índices de predictibilidad. De la misma forma, en los proyectos gestionados a través de la metodología cascada los retos son una mayor exigencia en la flexibilidad, oportunidad en la retroalimentación, y, los riesgos que implican encontrar errores o problemas en las fases finales.
Como lo hemos venido sosteniendo en las diferentes entregas, niik posee la capacidad de identificar a mejor metodología para la perdurable y necesaria gestión de proyectos (IV). De igual forma, niik cuenta con experiencia para encontrar la forma de complementar estas metodologías asegurando el estricto cumplimiento y éxito en los proyectos. Escoger la metodología adecuada depende de varios factores: el alcance, la complejidad, el compromiso del nivel ejecutivo y los usuarios, las prioridades de la organización y los riesgos. Entender y comprender las diferencias (pros y contras) que subyacen a las metodologías de gestión de proyectos ayudan a los gerentes y gestores a tener un mejor alineamiento entre la estrategia, las necesidades y los objetivos de los proyectos. En niik queremos y estamos listos para colaborar en la gestión de proyectos de tu organización.
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