La perdurable y necesaria gestión de proyectos (III)

Para ir entendiendo el camino de la gestión de proyectos hemos recorrido en primera instancia la gestión de riesgos. Sin lugar a dudas, este es uno de los temas fundamentales para asegurar el éxito de un proyecto. De igual forma, hemos revisado las metodologías agile y scrum para la gestión de proyectos. En algunos escenarios hemos escuchado que tener éxito en cuestión de método. Por lo tanto, ahora vamos a presentar la metodología LEAN Project Management para la perdurable y necesaria gestión de proyectos (III) no sin antes reforzar algunos conceptos de scrum.

Comencemos haciendo referencia que para la mayoría de adeptos y defensores del agilismo, scrum se ha convertido en la metodología “insignia” del marco de referencia agile. Como habíamos mencionado en nuestra pasada entrega, está técnica tiene foco en el progreso iterativo, la colaboración y la flexibilidad. Es así como, scrum se ha extendido por diversas industrias para mejorar la productividad en la perdurable y necesaria gestión de proyectos (III). Adicionalmente, su principal característica es la división del proyecto en pequeños unidades denominadas sprints que, como mejor práctica, no duran más de 4 semanas.

Principios clave de scrum:
1. Control empírico del proceso: transparencia, revisión y adaptación. Alta visibilidad de las actividades en detalle.
2. Auto organización: los equipos manejan sus propias decisiones.
3. Colaboración: trabajo en equipo, asignación de roles y responsabilidades.
4. Priorización basada en valor que aporta el entregable de cada actividad.
5. Periodos fijos de tiempo para cada sprint.
6. Desarrollo iterativo: mejora continua a través de ciclos cortos.

De otro lado, scrum está caracterizado por cinco principales eventos: 1) sprint: periodo de tiempo en el que un entregable de valor debe estar listo y ser liberado incrementando así el producto desarrollado. 2) planeación del sprint: es una reunión colaborativa para planear el trabajo a realizar en cada sprint. 3) scrum diario: reunión diaria de 15 minutos al iniciar el día para alinear y sincronizar las actividades ajustando posibles desviaciones o impedimentos. 4) revisión del sprint: reunión cuando finaliza cada sprint donde se retroalimenta al equipo y se actualiza el backlog del producto o plan de trabajo. 5) retrospectiva: con base en la retroalimentación se revisan en detalle las oportunidades de mejora que se aplicarán en los siguientes sprints.

Por otra parte, los principales artefactos y entregables de scrum son: backlog del producto (dinámico), backlog del sprint y lista de requerimientos completados. Ahora bien, estos son algunos de los beneficios de scrum: flexibilidad y adaptabilidad, transparencia, entregables de calidad, mejoramiento en la dinámica del equipo, entregas oportunas. Se precisa asegurar los siguientes desafíos del scrum: claridad en las agendas y los tiempos de las actividades, entendimiento y cumplimiento de los roles en el equipo, permanente comunicación para alinear expectativas, el logro es del equipo, evitar individualidades, mejorar permanentemente la colaboración. En resumen, se requiere compromiso y disciplina en el cumplimiento de los principio y las prácticas metodológicas para asegurar el mejoramiento de la productividad.

Ahora si, es momento de revisar los conceptos de LEAN PM. Esta es una metodología que se enfoca en la efectividad, la reducción del desperdicio y la mejora continua. Cabe destacar que, esta metodología e origina desde los procesos y principios LEAN de la manufactura. Sin embargo, hoy en día se está aplicando en todos los sectores económicos. Es por esto que, la adecuada implementación de esta técnica le permite a las organizaciones entregar el máximo valor a sus clientes. A su vez, las organizaciones reducen el gasto y aseguran que sus proyectos se completen de manera efectiva.

Principios clave de LEAN PM:
1. Claro entendimiento de los temas que realmente valora el cliente.
2. Asegurar que los desarrollos entregan eso que valora el cliente.
3. Enfocarse en las necesidades del cliente.
4. Mapeo del flujo de materiales e información que requiere el proyecto.
5. Identificar cuellos de botella, ineficiencia y desperdicios en los procesos.
6. Proveer un plan de mejora.
7. Mantener un flujo de trabajo permanente y continuo basado en las capacidades de la organización y las necesidades de los clientes.
8. Mejorar la productividad y reducir las demoras.
9. Entrega continua de pequeños e incrementales cambios.
10. Gestionar la demanda basados en las actuales necesidades y no en proyecciones.
11. Mejoramiento continuo para asegurar la productividad (calidad, efectividad, oportunidad y seguridad).

Así mismo, estos son los principales beneficios de LEAN PM: 1) incremento de la efectividad (foco en el valor y la eliminación del desperdicio). 2) mejora de la calidad (a través de la mejora continua se asegura la calidad). 3) mejora de la satisfacción del cliente (entendimiento y cumplimiento de las necesidades de los clientes). 4) reducción de costos (optimización del uso de recurso y maximizar el ROI). 5) mejoras en la gestión de riesgos.

No obstante lo anterior, la metodología LEAN PM, como todas, requiere de una rigurosa y cuidadosa implementación. En consecuencia, los principales pasos a seguir para llevar este propósito adelante son: educación y entrenamiento es lo primero. Entender y comprender los principios, herramientas y técnicas de la metodología aseguran un buen comienzo y su efectiva aplicación. De igual manera, es importante contar con el compromiso y patrocinio de los directivos. Los líderes deben guiar, soportar y proveer los recursos necesarios.

De otro lado, es preciso mapear el flujo de valor incluyendo las áreas en donde se detectan los desperdicios y las oportunidades de mejora. Incluir y convocar a todos los interesados y beneficiados con la implementación del proyecto. Por último , tener un acercamiento desde la demanda iniciando solo las actividades que verdaderamente se requieren en el momento y están claramente definidas. Trabaja permanentemente en la cultura del mejoramiento continuo.

Ahora veamos algunas de las herramientas y técnicas para LEAN PM: gestión del flujo de trabajo y solución a cuellos de botella a través de kanban. A través de la metodología 5S (por sus siglas en inglés: Sort, Set in order, Shine, Standardize, Sustain) se crea un “adecuado” ambiente de trabajo. El análisis de causa raíz nos permite identificar y enfocar los esfuerzos por solucionar los problemas desde su verdadera causa. Para finalizar, se sugiere la utilización de las caminatas gemba que consiste en un proceso de seguimiento y observación en sitio al progreso del trabajo. Gemba también ayuda a acercar a los directivos con el equipo de trabajo de primera línea mejorando la comunicación, colaboración y motivación.

En conclusión, LEAN PM es un marco de referencia que se traduce en una mejor práctica por los casos de éxito demostrados a través de su aplicación e implementación. Desde niik tenemos la capacidad y los recursos para apoyar a nuestros clientes en la adecuada gestión de proyectos. En este sentido, podemos ayudar en la definición y selección de las técnicas y herramientas que aseguren el mejoramiento continuo e incrementen la productividad en la organización. Además, es conveniente tener en cuenta que los proyectos de automatización de procesos y de flujos de información no dan espera en un mundo globalizado.

En esta línea, los negocios están recibiendo constantemente la presión de la competencia y el aumento en el nivel de exigencia de los clientes. Por lo tanto, se precisa contar con metodologías que aseguren la entrega de productos de calidad y servicios oportunos teniendo en cuenta que su desarrollo deber ser costo-riesgo-efectiva. En este sentido, el portafolio de servicios y soluciones de niik le permitirá asegurar la perdurable y necesaria gestión de proyectos (III). Permítannos acompañarlos en estos desafíos para asegurar e incrementar la productividad en la organización mejorando la gestión de los proyectos.

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