La perdurable y necesaria gestión de proyectos (I)

En su incansable camino para mejorar continuamente su calidad de vida, la humanidad siempre está buscando nuevas y más apropiadas formas de hacer las cosas con organización, disciplina y de la manera más productiva posible. Por lo tanto, es aquí donde la perdurable y necesaria gestión de proyectos está presente y vigente. Ahora bien, el qué y el cómo son fundamentales para alcanzar los cometidos que se traza una organización. Es así como, la adecuada selección y utilización de herramientas, técnicas y metodologías aseguran en gran medida el éxito.

En lo que se refiere a la gestión de proyecto tal vez uno de los frentes más críticos es la gestión de los riesgos. Por lo tanto, para alcanzar el éxito en los proyectos se requiere identificar, evaluar y priorizar los riesgos. También coordinar los esfuerzos para mitigar, monitorear y controlar su probabilidad e impacto. La gestión efectiva de los riesgos asegura que los objetivos del proyecto se cumplan a pesar de las incertidumbres y contingencias. La planeación y demás procesos así como la aplicación de mejores prácticas en la gestión de proyectos son garantía para su adecuada ejecución.

La gestión de riesgos dentro de la gestión de proyectos es importante entre otros porque:
1. Resuelve de manera proactiva los problemas y las situaciones no deseadas
2. Mejora el proceso de toma de decisiones
3. Disminuye la probabilidad de ocurrencia e impacto a través de controles mitigantes
4. Asigna oportunamente los recursos necesarios para hacer frente a situaciones que se salen de su cause normal
5. Aumenta la confianza en todos los interesados
6. Se tienen una mejor documentación de los riesgos
7. Garantiza la optimización de los recursos (incluye la gente)
8. Manejo controlado y anticipado de potenciales inconvenientes o eventualidades
9. Adecuada gestión de incidentes, eventos y problemas
10. Incrementa el éxito del proyecto lo cual se traduce en cumplimiento de su alcance, presupuesto y cronograma

De otro lado, estos son algunos de los componentes clave en la planeación de la gestión de riesgos: 1) conocimiento detallado de los procesos e interesados que intervienen en todo el proyecto; 2) identificación o determinación de los riesgos; 3) análisis o evaluación cualitativa y cuantitativa (probabilidad e impacto potenciales); 4) priorización de actividades mitigantes (ajustes en cronograma y presupuesto); 5) elaboración del plan de respuesta (aprovechar las oportunidades y reducir las amenazas); 6) definición de las estrategias para evitar, transferir, mitigar o aceptar los riesgos; 7) control y monitoreo de los riesgos (seguimiento y evaluación de indicadores según el nivel de tolerancia); 8) revisión y seguimiento a los riesgos residuales y nuevos riesgos.

Por lo anterior, se precisa contemplar las mejores prácticas para una adecuada planeación de la gestión del riesgo. Entre otras: 1) involucrar a todos los interesados; 2) utilización de datos históricos; 3) uso de herramientas estadísticas y de analítica para revisar los datos históricos; 4) monitoreo continuo y permanente; 5) análisis en línea de los indicadores y sus tendencias (proyecciones); 6) utilización de las lecciones aprendidas; 7) comunicación y documentación; 8) entrenamiento, capacitación y sensibilización con respecto al cuidado de los riesgos.

Las organizaciones deben propender por tener la mayor productividad en la planeación de la gestión de riesgos que garantice y asegure el éxito del proyecto. Por lo tanto, al identificar, analizar, priorizar, responder y monitorear los riesgos, los gerentes de proyectos pueden mitigar las amenazas potenciales y capitalizar las oportunidades. Es así como la implementación de mejores prácticas en la gestión de riesgos garantiza que los proyectos se completen a tiempo, dentro del presupuesto y con los estándares de calidad deseados. En consecuencia, lo anterior se traduce en contribuir al de los objetivos estratégicos de la organización.

En nuestra compañía niik tenemos la capacidad para colaborar en la perdurable y necesaria gestión de proyectos. Consideramos que la gestión de riesgos es una disciplina fundamental en todo proyecto. Poseemos la experiencia para acompañar y apoyar a todos los actores e interesados en la gestión de proyectos de la organización. Nuestro conocimiento nos permite afrontar este tipo de retos y ayudar a nuestros clientes y aliados con el cumplimiento de sus objetivos. Para finalizar, nos gustaría tener la oportunidad de aportar valor en la definición e implementación de proyectos. Por lo tanto, pueden contar con niik para asegurar e incrementar la productividad en la organización mejorando la gestión de los proyectos.

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