La gestión del tiempo en la gestión de proyectos

Sin lugar a duda el tiempo y la información son dos activos claves tanto para las empresas como para las personas. Manejar adecuadamente el tiempo es todo un desafío. Las iniciativas y proyectos requieren de tiempo para que sus actividades planeadas avancen en procura de alcanzar sus metas y el éxito de los mismos. Encontrar las técnicas, herramientas y metodologías para sacar el mayor y mejor provecho del tiempo es una prioridad en la era digital. La gestión del tiempo en la gestión de proyectos se ha convertido en uno de sus pilares.

La gestión del tiempo es una capacidad crítica de las organizaciones. Sin importar la unidad a la que pertenezca, el rol que desempeñe o la función bajo su responsabilidad, toda persona debe administrar adecuadamente su tiempo. Todos deben tener claro como hacen uso del tiempo. El desarrollo de esta capacidad lleva a la persona a trabajar en forma inteligente y alcanzar los niveles de productividad requeridos. Lo primero en todo proyecto es establecer metas y objetivos claros, incluso tener una visión compartida. Muchos usamos la metodología SMART para la definición de metas: 1) eSpecíficas; 2) Medibles; 3) Alcanzables; 4) Relevantes; 5) en el Tiempo.

Lo segundo en un proyecto es priorizar utilizando una técnica que le permite a todos los interesados estar de acuerdo y llegar a consenso sobre lo qué es realmente prioritario. Por lo tanto, este acuerdo hará que todos se muevan en procura de dichas prioridades. En consecuencia, dos variables que apoyan un proceso de priorización son: la importancia y la urgencia. 1) Lo importante y urgente debe hacerse de inmediato; 2) Lo importante pero no urgente debe hacer en el mediano o largo plazo; 3) Lo no importante pero urgente se puede delegar; 4) Lo no importante y no urgente se debe desestimar. Esta técnica se conoce como la matriz de Eisenhower. Por otro lado, el principio de Paretto también se puede aplicar en procura de organizar las prioridades. Si el 20% de los clientes generan el 80% de los ingresos, precisamos enfocarnos en ese 20%.

Otra técnica de priorización por lo general usada es la planeación diaria. Al finalizar el día se listan las tres prioridades relevantes para el siguiente día. Estar preparados y abonar el terreno hace que nuestra mente ya esté dispuesta para afrontar los retos del día. No obstante, es importante tener claros los recursos y las personas que se requieren para no perder tiempo. Ahora pasemos a un tercer punto en la gestión del tiempo que es la planeación. Una vez tenemos claras las prioridades debemos bloquear los tiempos en nuestra agenda para adelantar dichas actividades. Utilizar nuestra agenda electrónica es fundamental pues las demás personas podrán conocer cuándo pueden contar con tu tiempo. Por lo anterior, bloquear el tiempo ayuda a la concentración y dedicación sobre los temas con prioridad.

Lo cuarto es la ejecución de las tareas o actividades. Para esto se requiere foco. Tener claro que es lo que se debe hacer, cómo y con quién. No se trata de invertir 8 o 10 horas diarias en un tema sino aprovechar al máximo períodos cortos de tiempo (i.e., 25 mins) para ser más productivos y avanzar en los compromisos. Para tener foco se requiere identificar y eliminar todo “distractor” o actividad que mal gasta nuestro tiempo. Algunos ejemplos: reuniones con mucha gente, reuniones sin objetivos claros, reuniones con personas que no conocen o no pueden tomar decisiones, navegar por internet o por las redes sociales, ente otros.

Para la ejecución también se precisa asignar y delegar a las personas correctas. Por supuesto que la efectividad en la delegación tiene que ver con un adecuado balanceo en el uso del tiempo de las personas. Por lo tanto, la comunicación juega un papel fundamental para que cada uno conozca en detalle cuál es su rol y qué se espera de él. Adicionalmente, en la ejecución se pueden establecer estrategias de agrupamientos de tareas que maximicen el uso de recursos y el tiempo de las personas. Por ejemplo una sola sesión para la gestión de contratos con proveedores cada semana.

El quinto tema transversal y fundamental es el uso de herramientas o plataformas tecnológicas que permitan las automatización en la gestión del tiempo en la gestión de proyectos. En esta línea, se requiere la capacitación, confirmación e implementación de sistemas como Trello, MS Project, Google Calendar, Tracker, etc. Estas herramientas se vuelven “nuestra conciencia” para no perder ningún punto clave en la gestión. Por lo tanto, es importante no recurrir solo a nuestra memoria para organizar el día.

Para finalizar algunos misceláneos clave para la gestión del tiempo en la gestión de proyectos: 1) aprenda a decir NO siendo muy estratégico; 2) como dicen en mi tierra: “aproveche los mangos bajitos”; 3) defina válvulas de escape para re oxigenar (i.e., relajación, pausas activas, ejercicio, meditación, tomar aire puro, etc.); 4) seguimiento, control, monitoreo, observabilidad y retroalimentación. Es vital identificar lo antes posible las desviaciones y ajustar de inmediato. En esta misma línea se requiere identificar las oportunidades de mejora en los CINCO frentes de trabajo presentados: 1) metas y objetivos; 2) priorizar; 3) planear; 4) ejecutar; 5) usar herramientas o automatizar.

En niik estamos siempre concentrados en mejorar las dinámicas organizacionales de nuestros clientes para incrementar su productividad. La gestión del tiempo en la gestión de proyectos es sin lugar a duda fundamental para alcanzar las metas y objetivos estratégicos. En niik tenemos la experiencia para acompañar a nuestros clientes en el proceso de gestionar lo mejor posible el tiempo. Más allá de desarrollar capacidades y habilidades invitamos a nuestros clientes a forjar una cultura al rededor de la gestión de proyectos.

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