Aunque suene de sentido común la razón para gestionar un proyecto es que se quiere cumplir con sus objetivos. No nos embarcamos en proyectos si no tenemos una meta clara. Gestionamos proyectos para llegar a buen puerto y obtener los entregables definidos. Administramos recursos con miras a obtener beneficios y asegurar la productividad. En el mercado, la academia, la consultoría y para todas las industrias existen las más diversas metodologías que pretenden asegurar y lograr el éxito de los proyectos. Es aquí donde la gestión de proyectos y el agilismo hacen un adecuado “match”.
Vamos a retomar algunas de las metodologías, técnicas y herramientas que ayudan a las empresas a alcanzar sus objetivos estratégicos. La mayoría de ellas pertenecen y están fundamentadas en metodologías o marcos ágiles. Iniciemos por Lean Six Sigma que claramente es el agregado entre Lean y Six Sigma. Por un lado, Lean reduce costos, esfuerzos y otros recursos mediante el ajuste y afinamiento de los procesos. Mientras tanto, Six Sigma reduce los defectos, desviaciones o errores de proceso, producto o servicio a través de la resolución efectiva de problemas. En consecuencia, si las unimos adecuadamente tendremos que Lean acelera la resolución de problemas a través de Six Sigma y mejora los procesos de manera oportuna y efectiva. Lo anterior asegura el incremento de la productividad en las empresas.
Así las cosas, la gestión de proyectos y el agilismo tienen una poderosa relación. Lean se enfoca en la eliminación del desperdicio para crear valor y Six Sigma reduce las variaciones (desviaciones) de proceso para asegurar la calidad. Al integrar estas metodologías en la gestión de proyectos aseguramos su cumplimiento. Por lo tanto, es posible obtener velocidad y exactitud al mismo tiempo. Es importante complementar los principios de estas dos metodologías. En Lean tenemos la identificación de valor, crear y mapear el flujo de valor, producir solo lo necesario y la mejora continua. Adicionalmente, Lean ofrece prácticas como el método de organización 5S, Kanban, Kaizen y el Mapeo del flujo del Valor.
Por su parte, Six Sigma está apoyada en datos. La exhaustiva consolidación, revisión y análisis de los datos permite encontrar y reducir los defectos. El marco DMAIC representa sus principios: definir, medir, analizar, mejorar y controlar. Las organizaciones garantizan el cumplimiento de las especificaciones de sus productos y servicios al reducir la variación del proceso. Algunas prácticas Six Sigma son control estadístico de procesos (CEP), análisis de modos de falla y efectos (FMEA), análisis de causa raíz (RCA) y diseño de experimentos (DOE).
El común denominador de estas metodologías es “la mejora continua” y el “aseguramiento de la productividad”. La productividad es entendida como el agradado de la calidad, la oportunidad, la efectividad y la seguridad. Por lo cual, la gestión de proyectos y el agilismo son técnicas complementarias que buscan aprovechar sus fortalezas. Entre otros, los beneficios obtenidos son mejora holística de la productividad, mejores procedimientos de resolución de problemas (fallas o variaciones), oportunidad por resultados rápidos y sostenibilidad en la gestión del cambio. Los indicadores de desempeño ayudan muestran si vamos por el camino adecuado. Por ejemplo: los tiempos de ciclo en los procesos, la tasa de defectos, el ahorro en costos, la satisfacción del cliente, el control de riesgos y la gestión de la cultura y el cambio.
En la gestión de proyectos y el agilismo es preciso tener metodologías que cubran los posibles riesgos. La resistencia cultural o al cambio, la falta del foco, insuficiencia o mala calidad en datos y deficiencias en la preparación de la gente pueden hacer que la metodologías arrojen resultados no deseados. Por esta razón, toma gran relevancia la gestión de datos y del cambio, una adecuada priorización y el aprendizaje continuo. Lo anterior es logrado mediante cuatro factores claves de éxito: 1) establecer objetivos claros, 2) administrar a través del liderazgo, 3) fomentar la mejora continua como cultura, y, 4) reconocer y recompensar.
Ahora pasemos a hablar un poco de Scrum y Kanban. Dos metodologías ágiles tanto para el desarrollo como para la gestión de proyectos. Scrum se basa en la simplicidad y divide la solución en múltiples partes de forma que se avance en forma oportuna y lo más pronto posible. Para esto, Scrum utiliza unos plazos cortos denominados “Sprints”. Adicionalmente, el progreso es realizado mediante un enfoque iterativo. Puede apoyarse en otras metodologías como Kanban que permiten un mayor control en proyectos grandes y complejos para lograr escalabilidad y flexibilidad. Por su lado, Kanban es una herramienta visual que permite gestionar y controlar el flujo de trabajo. Por lo tanto, es altamente flexible y está fundamentada en tres características: 1) entrega continua, 2) control y límite al trabajo en curso, y, 3) visualización gráfica del flujo del trabajo.
Recomendamos el uso de Kanban para proyectos donde no es posible predecir los flujos de trabajo y es requerido un balance entre demanda y capacidad. De igual forma, las entregas incrementales le van bien a esta metodología. Es posible integrar Scrum y Kanban en algo que se ha denominada “Scrumban“. No obstante, también hemos visto que algunos proyectos mezclan las técnicas de Lean y Kanban para mejorar la eficiencia y calidad de los resultados y las organizaciones buscan la excelencia operativa.. Por ejemplo para proyectos con flujos de valor claros y cuando los equipos buscan optimizar la asignación de recursos.
Para finalizar, rápidamente hablaremos de SAFe (Scaled Agile Framework). Esta metodología es preferida para proyectos grandes y complejos. Sin embargo, una versión algo más liviana ha sigo utilizada en pequeñas emprsas y proeyctos. SAFe es un marco estructurado diseñado para escalar prácticas ágiles que utiliza principios Lean, metodologías ágiles y prácticas DevOps. Este marco utiliza 3 niveles: 1) Equipos ágiles operando bajo Scrumban. 2) Programa de “trenes” de lanzamiento ágiles (ART) para brindar valor a múltiples equipos. 3) Portafolio Lean para alinear los objetivos estratégicos con la ejecución. De esta forma, todos los interesadas están alineados y sincronizados, la coordinación de proyectos a gran escala es más sencilla y es posible tener una hoja de ruta para la mejora continua.
SAFe es una metodología ideal para empresas con múltiples equipos trabajando en proyectos interconectados. Por otro lado, sugerimos su aplicación en organizaciones que buscan alineación entre estrategia y ejecución. A continuación presentamos un cuadro comparativo de algunas metodologías o marcos ágiles como conclusión:
| METODOLOGIA | ENFOQUE | FORTALEZA | APLICABILIDAD O USO |
| Scrum | Rápidas y oportunas iteraciones | Simple y divide la solución al problema en partes | Entregas incrementales |
| Kanban | Visualización del flujo de trabajo | Flexibilidad y entrega continua | Flujos de trabajo dinámicos y entregas incrementales |
| Lean | Entrega de valor y reducción del desperdicio | Efectividad y procesos de flujo de trabajo | Modelos de excelencia operacional |
| Extrem Programming | Práctica para ingeniería | Calidad en programación y satisfacción al cliente | Alta calidad en desarrollo de SW |
| SAFe | Escalabilidad para el crecimiento de la empresa | Alineación de interesados y coordinación a gran escala | Organizaciones grandes y complejas |
| Discipline Agile | Personalización y configuración | Flexibilidad y aproximación híbrida | Diversidad en necesidades de los proyectos |
| Crystal | Trabajo de equipo e iteraciones | Colaboración y adaptabilidad | Tamaño variable de equipos de trabajo |
| Future-Driven Dev | Entrega basa en características | Estructurado y centrado en el cliente | Proyectos regulados y complejos |
niik es una compañía caracterizada por su experiencia y conocimiento en el manejo y aplicación de metodologías, técnicas y herramientas para la gestión de proyectos y procesos. A través de la integración de tecnologías y metodologías podemos apoyar a nuestros clientes en su proceso de transformación digital de forma tal que puedan incorporar y potenciar la mejora continua de sus productos, servicios y canales. niik aplica metodologías ágiles tanto para los proyectos como para los procesos. Un ejemplo de esto es la forma como apoyamos la gestión de proyectos y el agilismo a través de Lean Six Sigma y Scrumban. Al final, lo que nuestros clientes desean es mejorar la experiencia y satisfacción de “sus clientes” a la vez que aseguran y cumplen su objetivo de sostenibilidad. La reducción de todo desperdicio (incluyendo los residuos) debe estar alineada a las iniciativas de sostenibilidad ambiental.
Desde la gestión de procesos y la gestión de la información niik está en posibilidad de aplicar tecnologías como Analítica, Big Data e Inteligencia de Negocios. Adicionalmente, podemos aplicar la inteligencia artificial a través de herramientas para la automatización de procesos y flujos de información. Lean Six Sigma es una metodología que asegura la implementación adecuada de modelos de excelencia operativa. Sectores económicos como el financiero, la salud, el turismo y entretenimiento, y el retail han obtenido buenos resultados. En niik hemos comprobado que al adoptar este enfoque integrado las empresas pueden impulsar mejoras significativas que impactan en los resultados y la satisfacción del cliente.
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Fuente: Cómo Lean y Six Sigma trabajan juntos para impulsar la eficiencia y Marcos ágiles más allá de Scrum: una comparación detallada (LinkedIn).
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