La gestión de proyectos: toda una ciencia

Son varios los escritos acerca de si la gestión de proyectos debe considerar un arte o una ciencia. Por qué no, ambas. Pues bien, en esta oportunidad intentaremos acercarnos al concepto “La gestión de proyectos: toda una ciencia”. Es que dicha gestión encierra una gran diversidad de métodos, metodología y herramientas que deben permear la cultura, la estrategia, los procesos y la tecnología de las organizaciones.

Lo primero que debemos decir es que la PMO u Oficina de Gestión de Proyectos tiene las más diversas funciones y responsabilidades. Sin embargo, es la misma organización, sus objetivos y necesidades, su nivel de madurez y su cultura la que establecen su razón de ser. A través de la PMO podemos simplemente impulsar un marco de referencia y su gobierno. No obstante, una PMO puede también gestionar los proyectos e incluso evolucionar sobre los resultados de los mismos.

La gestión de proyectos entrelaza coherente y consistentemente las más diversas técnicas. Dichas técnicas están alrededor de la gestión de personas, presupuesto, tiempo, actividades, objetivos/metas y resultados. Las mejores prácticas han venido evolucionando de la mano de los modelos de madurez de capacidades. Es así como podemos considerar que la Gestión de Proyectos es toda una ciencia. El aprendizaje cruzado, las lecciones aprendidas y los marcos de referencia son los artífices clave para esta consideración.

Toda la caja de herramientas en la gestión de proyectos está encaminada hacia la planeación de los recursos. En algunos casos las estimaciones se soportan en fórmulas matemáticas y estadísticas. Por ejemplo, en el caso de la gestión de riesgos se hace uso para el cálculo de las probabilidades y el impacto. También esta el caso de los cálculos financieros como el retorno de la inversión (ROI), la tasa interna de retorno (TIR) y el valor actual neto (VAN).

No obstante, la gestión de proyectos no deja de ser un arte en ciertos aspectos. Cada situación es particular y especial, por lo cual se requiere el uso de cualidades específicas y situacionales. No estamos hablando de improvisación continua o permanente. Más bien hacemos referencia a las habilidades y capacidades para resolver problemas y conflictos. Es aquí donde, de nuevo, las técnicas como la gestión de las comunicaciones y de los interesados juegan un papel preponderante. Por otro lado, el juicio de los expertos y las lecciones aprendidas deben ser parte integral de un proyecto siempre.

Como referimos anteriormente, son diversas las técnicas y métodos. Su selección adecuada es una decisión crítica de la cual depende el éxito del proyecto. Este es el caso de decidir cual marco de referencia “ágil” utilizar. Kanban y Scrum han demostrado ser versátiles y efectivos. No solo para proyectos de software sino en la aplicación de cualquier clase de proyecto o en cualquier área e industria. Sin embargo, es preciso tener en cuenta cuáles son las necesidades y la dinámica del proyecto para realizar una adecuada selección. Lo anterior no descarta el hecho de habilitar la coexistencia de las dos en un mismo proyecto. Incluso en algunos proyectos es posible evidenciar la forma como se complementan.

Por un lado, Kanban es una metodología de gestión de flujos. Esta técnica hace énfasis en la visualización, el flujo y la mejora continua. Sus principales componentes son:
1. Representación visual de los flujos de trabajo
2. Control del límite de tareas dentro del progreso del trabajo
3. Flujo continuo de las tareas
4. Enfoque en las métricas
5. Flexible y adaptado según las necesidades del proyecto

Por otra parte, Scrum es un marco de referencia estructurado y diseñado para actuar de manera iterativa e incremental. Por lo cual es usado en proyectos con requerimientos complejos. Dichos requerimientos pueden ser divididos en partes sustancialmente pequeñas de fácil y rápido desarrollo. Estos desarrollos se organizan en sprints (ciclos de trabajo) que no exceden las cuatro semanas. Sus principales componentes son:
1. Sprints o ciclos de desarrollo de igual duración
2. Gestión por roles (product owner, scrum master y devolopement team)
3. Gestión de backlog de producto y de sprint
4. Ceremonias de seguimiento y control de los avances
5. Colaboración y adaptación como foco de los seguimientos

Así las cosas, Kanban es más usado en la gestión de la demanda y el trabajo continuo. Esto lo hace útil en unidades de operación, soporte, mantenimiento y mejora continua. Mientras que, Scrum se utiliza en proyectos donde los entregables están bien definidos. Este es el caso del desarrollo de productos o las campañas de marketing. Es adecuado para equipos con alta necesidad de colaboración y adaptación. En consecuencia, la selección de uno de los dos dependerá de las necesidades de los equipos, los objetivos y metas del proyecto y del estilo y la cultura de la organización.

Como mencionamos anteriormente, algunos equipos están en la capacidad de mezclar o combinar hábilmente las dos técnicas: Kanban y Scrum. De aquí nace “Scrumban” que permite ajustar el flujo de trabajo a las necesidades particulares y especificas de la organización. Las actividades de los sprints se controlan a través del tablero de Kanban. La ceremonias de Scrum se conservan para hacer un adecuado seguimiento de los avances. El límite en las actividades mantiene el foco y reduce la posibilidad de saltar entre una y otra actividad. Por otro lado, Scrumban explota la flexibilidad, colaboración y adaptación de las dos metodologías. Además, es un marco de referencia práctico que ofrece grandes beneficios a los equipos que están buscando optimizar sus flujos de trabajo y aumentar la productividad.

1. Se incrementa la flexibilidad
2. Se mejora la visualización con el detalle de las tareas y su progreso
3. Se identifica fácilmente los cuellos de botella
4. Se asegura transparencia y responsabilidad sobre el avance real del trabajo
5. Se equilibran las cargas de trabajo asignando limites según las capacidades
6. Se garantiza la entrega continua e incremental de valor
7. Se mejora la colaboración trabajando en el progreso diario de la tareas
8. Se mejora la comunicación y se reduce los malos entendidos
9. Se habilita la escalabilidad entre los equipos
10. Se asegura la mejora continua incrementando la productividad en todos los procesos y subprocesos
11. Se reduce el exceso en recursos, los reprocesos y el desperdicio

En resumen, si requerimos de flexibilidad, gestión en el día a día y capacidad de re priorizar permanentemente la mejora continua lo más adecuado es Kanban. Pero, si lo que se necesita es planeación estructurada, entregables claros y progreso iterativo o incremental, lo mejor sería utilizar Scrum. Todo lo anterior nos acerca a que la gestión de proyectos es toda una ciencia.

Como ya lo hemos referido en otras ocasiones, el conocimiento y la experiencia de nuestros niikers nos permiten acompañar a los clientes en sus iniciativas y proyectos tendientes a cumplir sus objetivos. Por ejemplo, en niik tenemos la capacidad de ayudarlos en la mejora de la productividad a través de la automatización de procesos o de su flujo de información. Por esta razón podemos decir que la gestión de proyectos es toda una ciencia.

Estaremos atentos para realizar un diagnóstico que nos permita evidenciar las necesidades y nos ayude en la definición de las prioridades.

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