La comunicación es la sangre que da vida a un proyecto

Durante todos estos años, desde niik hemos podido establecer y comprobar que la comunicación es la sangre que da vida a un proyecto. La disciplina de gestión de las comunicaciones es tal vez el elemento “más crítico” en la gestión de proyectos. En consecuencia, las comunicaciones pueden llegar a determinar el éxito o falla de un proyecto. La comunicación integra, une, intercambia información, coordina y alerta cualquier detalle dentro y fuera del proyecto. Por lo tanto, es el puente que asegura la interoperabilidad entre los grupos de procesos (Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, Cierre). Adicionalmente, la comunicación permite integrar las áreas de conocimiento (Integración, Alcance, Cronograma, Costos, Calidad, Recursos, Comunicaciones, Riesgos, Adquisiciones, Interesados) y llevar adelante el proyecto con resultados satisfactorios.

Así las cosas, la comunicación es la sangre que da vida a un proyecto puesto que entrelaza procesos y áreas de conocimiento para guiarlo de manera productiva y coordinada. Por otra parte, según el reporte “Pulso de la Información” del PMI, 1 de cada 3 proyectos falla por la comunicación. Por otro lado, la gestión de las comunicaciones alinea a todos los interesados con los objetivos, facilita la toma de decisiones, gestiona expectativas, construye confianza y permite una ejecución adecuada. Adicionalmente, la comunicación es un área de conocimiento clave para el éxito del proyecto y la entrega de resultados. Las organizaciones enfrentan varios retos y desafíos para lograr una buena comunicación en los proyectos:

1. Desestimar la importancia de la comunicación en los proyectos
2. Alta rotación en las personas que participan en el proyecto
3. Falta de colaboración entre los equipos de trabajo (usuarios, clientes, colaboradores, proveedores, aliados, terceros, reguladores, accionistas, etc.)
4. Pobre o nula documentación entre los procesos y las áreas de conocimientos de los proyectos
5. No considerar un presupuesto para las comunicaciones o definir un pobre presupuesto
6. No tener una base de conocimientos para la gestión de proyectos y de los servicios tecnológicos de la organización.
7. Falencias en técnicas o procedimientos para la resolución de conflictos.

Como lo hemos referido, la falta de comunicación es una causa principal de fracaso en los proyectos. Por lo general, las deficiencias en la comunicación generan malos entendidos y confusión. Tener en control la gestión de las comunicaciones trae múltiples beneficios :

1. Claridad y transparencia en todo el proyecto. Por lo cual, todos los interesados tienen la información necesaria en forma oportuna y con calidad.
2. Alineación de todos los recursos y activos de información del proyecto para asegurar su disponibilidad y accesibilidad. Por lo cual, se optimiza el uso de los recursos evitando redundancias y reprocesos.
3. Aumenta las capacidades y motivación del equipo de trabajo a la vez que se fortalece la confianza. Por lo tanto, reduce los malos entendidos y la confusión.
4. Retiene a los colaboradores claves. En consecuencia, se cumple con las actividades en alcance, tiempo y costo.
5. Permite la activa y positiva participación de todos los interesados logrando alineación en los equipos. Entonces, se asegura que todo el equipo comprenda los mismos objetivos, roles y responsabilidades, evitando conflictos y pérdida de tiempo.
6. Crea sinergia y potencia la calidad y oportunidad en la toma de decisiones a través del intercambio de información suficiente y necesaria.
7. Permite el flujo adecuado de la información de principio a fin.
8. Define el gobierno y la protección de los datos a la vez que se establece los protocolos de comunicación y las rutas de escalamiento.
9. Mantiene a todas las partes interesadas informadas y alineadas, reduciendo la incertidumbre y mejorando la satisfacción del cliente.
10. Permite al equipo adaptarse rápidamente a los cambios y gestionar riesgos de forma proactiva.

Para finalizar es importante mencionar que la adecuada gestión de la comunicación se logra mediante tres procesos clave:

1. Diseñar y Planear: Definir qué, a quién, cuándo y cómo se comunicará.
2. Gestionar las comunicaciones: Crear, distribuir y almacenar la información necesaria.
3. Supervisar y controlar las comunicaciones: Asegurar que se cumplen las necesidades de comunicación de los interesados.
   

Para concluir es preciso mencionar que la comunicación es el elemento fundamental para mantener todos los procesos “juntos y coordinados” en la gestión de proyectos.

1) en la fase de iniciación se asegura que todos los interesados tengan un “propósito común”. Adicionalmente, se establecen e informan los objetivos y se da claridad con respecto a la necesidades del negocio. Por otro lado, se definen los roles y responsabilidades y se establece un primer acercamiento a los riesgos y restricciones.

2) en la fase de planeación se establecen las actividades, cronogramas, presupuestos. Así mismo, se realiza la evaluación y presentación de los riesgos a todos los interesados. En consecuencia, la comunicación facilita la colaboración y asegura una clara comprensión por parte de todos del alcance, tiempos, costos y la WBS.

3) en la fase de ejecución es verdaderamente clave la comunicación pues es donde la “acción” hace su presencia en procura de los entregables. Así las cosas, es esencial documentar las reuniones y comunicar las conclusiones, decisiones y compromisos. La realimentación permanente ajusta los fluojs de trabajo y evita reprocesos.

4) en la fase de monitoreo y control la comunicación asegura la continuidad y rumbo del proyecto según lo planeado. Por lo cual, a través de la gestión de indicadores de desempeño KPIs se establece los ajustes requeridos. Mediante tableros de control se informa a todos los interesados el estado de avance y progreso en los planes.

5) en la fase de cierre se obtienen los acuerdos y aceptaciones finales por parte de los interesados cuya responsabilidad es dar por terminado el proyecto. La comunicación es fundamental para dejar documentado al 100% todo el proyecto: base de conocimientos, lecciones aprendidas y actas de finalización y cierre.

En niik somos conscientes de que la comunicación es la sangre que da vida a un proyecto. La claridad de los objetivos, la actualización permanente del estado de avance, la retroalimentación es todos los sentidos, el establecimiento de reglas claras y canales expeditos de comunicación y escalamientos, son fundamentales para el éxito de los proyectos. Por lo tanto, se hace vital el uso de técnicas, metodologías y herramientas que apoyen, faciliten y permitan una adecuada gestión de las comunicaciones.

niik cuenta con la capacidad y experiencia para ayudar a sus clientes en la implementación de proyectos estratégicos cuyos entregables mejoran la experiencia del cliente. Desde niik los podemos apoyar para superar los desafíos y retos que implican la implementación de este tipo de proyectos. La gestión de las comunicaciones es crucial para generar alertas que ayuden a solucionar los problemas o conflictos en cualquier fase o proceso del proyecto. Por otro lado, es posible la implementación de acciones preventivas y proactivas. así como habilitar la tomar decisiones oportunas para ajustar el curso de acción del proyecto. En resumen, niik puede acompañar la gestión de proyectos que permita el cumplimiento de los objetivos estratégicos en la organización.

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Fuentes: Artículo en LinkedIn The PM Newsletter “Why Communication Is the Lifeblood of Every Project”. 19-04-2025.