Dentro del modelo de madurez en la gestión de procesos es importante poder implementar una herramienta que apoye dicha gestión. Las organizaciones deben determinar cuándo y cuál debe ser la herramienta o sistema que asegure dicha gestión. Estas herramientas ayudan a automatizar los procesos e identificar de manera expedita la forma como se debe configurar dicha solución. Adicionalmente, puede ser complementada con otra para lograr detectar los cuellos de botella. Por otro lado, se hace posible la detección de los subprocesos costosos. Lo anterior permite advertir el uso no efectivo de los recursos (altos tiempos en manualidades) de manera oportuna y segura.
En el mercado se pueden encontrar varias soluciones que ayudan a la automatización y mejora del flujo de información en los procesos. El último reporte de Gartner de abril 2024, sobre las herramientas de minería de procesos. Allí se muestra algunos competidores que están a la vanguardia de estas funcionalidades. Fabricantes como IBM, Software AG, Microsoft, Pegasystems, SAP, Uipath, Appian y otros continúan realizando importantes inversiones. Lo anterior les permiten evolucionar sus soluciones con base en necesidades actuales y futuras de las organizaciones.
La activa participación y uso de la Inteligencia Artificial – IA ha traído avances importantes en propuestas y recomendaciones. Nos es para menos, ya que estas herramientas son un habilitador para que los usuarios realicen mejoras puntuales en sus procesos. Por otro lado, también permiten la reconfiguración completa de todo un proceso como parte integral del modelo operativo. En consecuencia, es posible agilizar y optimizar las operaciones de forma que la compañía alcance niveles superiores de productividad. Así las cosas, lo anterior se ha convertido en un deber de los líderes de TI en compañía de los usuarios dueños de los procesos. La minería de procesos consiste en realizar un análisis en línea del desempeño actual e histórico de una actividad dentro de un subproceso o proceso. Es importante descubrir las formas como se puede mejorar con base en la detección de hallazgos o brechas de productividad.
Las compañías no deben detenerse en la automatización, se precisa ir más allá. Adicionalmente, se debe implementar soluciones de minería de procesos que habiliten el monitoreo y análisis en línea de sus datos para establecer alternativas de solución. Dichas alternativas deben estar apoyadas en la IA y así encontrar rutas más adecuadas en el flujo de información y la ejecución de los procesos. Por lo tanto, es posible reducir la intervención humana y mitigar los riesgos que se puedan presentar. Es importante resaltar que estas herramientas se han movido incluso a las actividades de análisis y toma de decisiones. Son actividades cuya valoración y revisión de resultados se le deja a un equipo de expertos haciendo que el proceso, como un todo, sea más efectivo, oportuno, seguro y de calidad.
Los modelos de excelencia operacional son una prioridad para los líderes de TI. Dichos modelos deben tener definidos sus indicadores clave de desempeño (KPIs) que establezca el nivel de autonomía de sus procesos. Por otra parte, los modelos operativos autónomos descubren, monitorean y mejoran los procesos haciendo uso intensivo de la información. En consecuencia, todo el conocimiento que ellos mismos producen puede usarse para mejorarlos. Por lo tanto, se deba capitalizar y maximizar el uso de los datos a través de las soluciones (herramientas) de automatización (BPMs) y los sistemas de información con los que se integran.
Las plataformas de minería de procesos hacen uso de la analítica, apoyada en la IA. De esta forma, es posible detectar patrones no deseados y proponer recomendaciones de mejora en el desempeño de los mismos. Adicionalmente, se permite anticipar su debido comportamiento y asegurar la productividad de toda la compañía. Así las cosas, el descubrimiento, análisis, comparación, valoración y establecimientos de oportunidades de mejora pueden ayudar a la toma de decisiones en línea. Por otro lado, se habilita la definición e inclusión de iniciativas y proyectos de transformación inteligente del negocio.
En niik contamos con la experiencia para acompañarte en la implementación de soluciones o herramientas y automatización. Adicionalmente, en la configuración de herramientas de minería de procesos. De esta manera se garantiza que las compañías incrementen su productividad y alcancen la madurez digital que necesitan.
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