Iniciamos reconociendo que el software – SW es eso: “la parte blanda” en las soluciones tecnológicas. El mismo sistema operacional de las máquinas tiene un alto componente de software. Son múltiples los algoritmos que se ejecutan para permitir que las aplicaciones “interactúen” con los dispositivos físicos. Algunos de estos: las tarjetas de procesamiento, los chips, la memoria, los discos de almacenamiento, la pantalla de video, el mouse y la impresora. Avancemos y no nos detengamos en estos tecnicismos. El software – SW ha estado en permanente evolución. El desarrollo de aplicaciones y la automatización de procesos “sin codificar” (*) están permitiendo la democratización del rol de desarrollo.
Los usuarios dueños de sus procesos y de su información también están empezando a tener un papel clave y protagónico en el desarrollo de SW. Esto es el desarrollo de sus propias aplicaciones. ¿Será que nos encaminamos hacia una época donde los usuarios serán también “dueños” de sus aplicaciones y, por ende, del ciclo de vida de desarrollo de SW?. La respuesta a esta pregunta encierra las más diversas complejidades. Por lo cual, precisamos tener cuidado con la gestión de los riesgos, del gobierno, del conocimiento, de las arquitecturas y de la seguridad de la información, en el desarrollo de soluciones tecnológicas.
Teniendo en cuenta las mejores prácticas, todo software pasa por una serie de etapas que al final aseguran su calidad, oportunidad, efectividad y seguridad. Se debe tener en cuenta que esto es independiente a si el producto final del desarrollo es un sistema de información, una aplicación, una interfase, la sistematización de una actividad o la automatización de un proceso. En esta oportunidad haremos un doble click en esto último: la automatización de procesos “sin codificar”.
Lo primero es establecer que existen tres tipos de herramientas BPM para desarrollar: 1) con codificación: lo que se traduce en realizar una codificación según un lenguaje de programación. 2) con bajo uso de codificación: la herramienta realiza algunas tareas de generación de código, pruebas y documentación básica en forma automática liberando de esta función a los desarrolladores. 3) sin codificación: todo el código es desarrollado o ya esta desarrollado al interior de la herramienta de automatización.
Estos tres modelos o tipos de herramientas precisan pasar por las etapas básicas del desarrollo: Análisis de los requerimientos. Diseño y estructuración. Programación. Pruebas. Documentación. Mantenimiento. Evolución o Actualización. Lo anterior debe cumplirse independiente al tipo de herramienta. Por lo general, las herramientas BPM “sin codificar” realizan estás actividades en forma automática. Se debe tener en cuenta que el usuario es responsable por incluir la información necesaria para que cada etapa se cumpla a cabalidad. No obstante lo anterior, se precisa que los equipos de gestión de procesos y desarrollo de SW estén pendientes de la calidad de los entregables finales pues hacen parte de la base de conocimiento de la compañía. Es de esta forma que se facilita el mantenimiento, evolución y actualización de las soluciones.
Por otro lado, el éxito en la democratización de la automatización de procesos estará en la adecuada definición del gobierno. En consecuencia, tener unas claras reglas de juego para los usuarios, los equipos de tecnología, los proveedores y la auditoría aseguran el éxito en las implementaciones. Se debe considerar que los BPMs están clasificados como software empresarial. Por lo cual, están en capacidad de facilitar la planeación de los recursos de la empresa. Por lo anterior es posible obtener claros y contundentes beneficios: 1) Eliminación de labores duplicadas. 2) Automatización de tareas sencillas. 3)
Optimización en los procesos de producción. 4) Visión amplia del panorama actual de negocio. 5) Reducción de tiempo y costos de los procesos. 6) Ampliación del control y seguimiento de las actividades. 7) Control y mitigación de riesgos. 8) Flexibilidad y escalabilidad de las soluciones.
La herramientas de automatización de procesos sin codificar no nos nuevas. Desde hace algunas décadas se inició con las herramientas “case” que no se popularizaron pues requerían de conocimientos técnicos para su apropiación y utilización. Desde la década pasada las interfaces gráficas han provisto de grandes facilidades de uso a estas herramientas. Por lo tanto, ha sido posible acercarlas a los usuarios finales para su uso intensivo. Sin embargo, es prudente que las empresas conozcan en detalle cuales son los riesgos, el retorno de la inversión, los retos de integración e interoperabilidad y el impacto en la cultura y la motivación de los equipos de TI, procesos, proyectos y arquitectura. Entonces, se precisa asegurar la evolución y actualización de las soluciones productivas desarrolladas desde estas herramientas.
Adicionalmente, las herramientas o plataformas BPM sin codificar mejoran la agilidad y la productividad, son fáciles e intuitivas para usar, incrementan la velocidad en los desarrollos y ahorran costos. No obstante, existen algunas lecciones aprendidas que deben ser tenidas en cuenta:
1. el conocimiento en los usuarios finales debe ser organizacional (no depender del conocimiento que tienen pocas las personas).
2. la documentación debe cumplir con unos estándares mínimos (falta de documentación).
3. la participación de los gestores, analistas o arquitectos de procesos es indispensable (no se debe perder este rol dentro de la metodología).
4. utilizar modelos ágiles de procesos con marcos de referencia claros y conocidos por todos los interesados (no permitir bloqueos por falta de comunicación o desinformación).
5. hacer uso de metodologías de agilismo para atender las prioridades (no utilizar adecuadamente los recursos).
6. trabajar en equipo con todas las unidades de negocio, estrategia, comercial, mercadeo, innovación, financiero, administrativo, riesgos, cumplimiento, talento humano y tecnología (no permitir silos).
7. utilizar una metodología de aseguramiento de calidad flexible, adaptable, funcional y oportuna (no entrar en largos procesos de calidad).
8. realizar ajustes con base en una adecuada definición de requerimientos (evitar volverse esclavo de los ajustes permanentes).
9. poseer una buena calidad de información (no asegurar las fuentes ni sus datos).
10. entender, comprender y basarse en las arquitecturas de TI (no poseer un gobierno claro de arquitectura de TI y de referencia).
11. aprovechar todo el potencial que tiene la información de los BPMs para gestionar procesos inteligentes (no usar los logs para evidenciar las oportunidades de mejora en los procesos).
12. prevención y anticipo a los riesgos (no mitigar de raíz los riesgos y definir controles débiles).
Así las cosas, toma gran relevancia una adecuada definición del gobierno y la arquitectura de referencia a utilizar para implementar herramientas para la automatización de procesos “sin codificar”. La Inteligencia Artificial Generativa – IAGen puede ayudar a complementar la adecuada utilización de los BPMs. Por un lado, a través de la IAGen es posible identificar en línea el adecuado cumplimiento de KPIs y ANSs; evaluar el rendimiento y desempeño de los procesos; resolver y realizar ajustes en forma preventiva antes de afectar al cliente; reconocer y capitalizar nuevas oportunidades; predecir y anticipar eventos de riesgos no controlados; tener una mayor asertividad en el análisis del comportamiento de los clientes y los colaboradores; identificar oportunamente situaciones de fraude o morosidad.
En conclusión la implementación de un BPMs “sin codificar” debe ir acompañado por los equipos de tecnología (proyectos, procesos, arquitecturas, desarrollo, soporte, etc.) para que se asegure el respeto y la conformidad con los ANSs, se obtengan soluciones oportunas y ágiles, se garantice la calidad en el servicio al cliente, se asegure la imagen corporativa y exista la mayor y mejor reutilización de recursos. Se debe tener una visión holística que permita integrar las herramientas y las soluciones: BPMs sin codificar, gestores de políticas, motores de decisión y reglas, analítica de datos, aplicaciones de terceros (habilitando la banca y finanzas abiertas), gestores documentales, sistemas empresariales (ERP, CRM, HCM) y los core o sistemas backend.
En niik queremos acompañarlos en la implementación de las herramientas de automatización de procesos “sin codificar”. Desde la arquitectura empresarial podemos diseñar el camino a transitar para desarrollar soluciones que entreguen valor al negocio y a los clientes. Nuestra experiencia y conocimiento puede ayudar a incrementar la productividad de la compañía asegurando la transversalidad de los procesos. niik apoya a sus clientes para encontrar y aprovechar las oportunidades de mejora desde la gestión de los procesos y gestión de datos.
De manera colaborativa construiremos con nuestros clientes el camino para gestionar de la mejor forma toda su Arquitectura Empresarial. Por lo tanto, estamos en posibilidad de ayudar en las iniciativas y proyectos de innovación y transformación de los procesos empresariales. Acompañamos a nuestros clientes para que diseñen e implementen los modelos organizacionales y operativos que verdaderamente requieren y necesitan para cumplir con su estrategia.
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Fuente: Club-BPM.
(*) La programación “sin código” o “sin codificar” (No Code) hace referencia a crear aplicaciones y programas sin necesidad de saber programación. Se hace uso de herramientas gráficas asistidas que generan código (SW) en forma automática. Se habilita en los usuarios finales la posibilidad de desarrollar aplicaciones.
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