Ya conocemos todos el dicho: “Para la tecnología no existen retos imposibles”. Sin embargo, en los últimos años se ha empezado a escuchar frecuentemente que no todo requiere de tecnología. Los casos de negocio en cuanto al costo-riesgo-beneficio se han vuelto más exigentes. Al final resulta que no necesariamente se debe incurrir en una inversión o gasto tecnológico. No obstante, en muchos casos la decisión es ir adelante simplemente por la incomodidad que genera decir “NO”. Independiente al tamaño del requerimiento o si es un proyecto debemos aprender a decir “NO” desde la tecnología.
Para algunas personas decir “NO” puede ser símbolo o señal de desconocimiento, incapacidad, miedo, respeto reverencial o pereza de hacerlo. Existen culturas organizacionales donde la consigna es trabajar y superar TODO reto cueste lo que cueste!. En algunas circunstancias, los niveles de competitividad emergen dentro de la cultura organizacional nublando a las personas, y, peor aún, bloqueando el hecho de aprender a decir “NO” desde la tecnología. Por otro lado, no tener objetivos claros lleva a la organización y a fallar en la priorización. Los recursos tienen un límite, no son infinitos, y de su adecuada gestión depende el desempeño de toda la compañía.
Por otra parte, es fácil acostumbrar a las compañías a siempre recibir un “SI” por el simple hecho de demostrar compromiso y dedicación. Además, para que están las áreas de tecnología si no es para hacer TODO lo que les pidan!. Lo anterior sin reparo a si tenemos los recursos, si se ven impactados otros temas o a pesar de no tener claro qué es lo que se requiere. En consecuencia, aprender a decir “NO” desde la tecnología debe ser una capacidad profesional a desarrollar. Ese profesionalismo estará demostrado en argumentos, respeto y organización. Para lo anterior se precisa tener unos claros planes de capacidades por todos conocidos y aceptados.
Es preciso que las organizaciones aprendan a que un “NO” no es señal de falta de colaboración o ganas para hacer las cosas. Aprender a decir “NO” desde la tecnología con respeto y profesionalismo pasa a ser una habilidad de la gestión del tiempo y la comunicación. Aprender a decir “NO” desde la tecnología reduce el desgaste del equipo y le permite entregar los resultados pactados según las prioridades. Los equipos de proyectos deben estar enfocados y concentrados en lo importante y cumplir con los acuerdos realizados. La organización debe aprender a respetar los planes y los tiempos de las unidades de servicio (diseño, desarrollo, mantenimiento y evolución).
Estas son algunas de las razones por las cuales se nos complica decir “NO”: 1) miedo al conflicto o la confrontación. 2) compromiso por no abandonar a los demás. 3) sentir que se pierde la oportunidad de hacer “algo grande e interesante”. 4) pensar que se está perdiendo capacidad, destreza y conocimiento. 5) si no existen prioridades todo es importante y urgente a la vez. Todos sabemos y reconocemos que decir siempre “SI” causa sobre trabajo, reduce la calidad y se pierde el foco. Incluso en algunos casos se pierde la salud y se dañan las relaciones interpersonales. Por lo tanto, es imprescindible contar con una adecuada planeación y comunicación de las prioridades para aprender a decir “NO” desde la tecnología.
Superando las anteriores complicaciones, decir “NO” trae los siguientes beneficios: 1) concentración en tareas de valor, 2) cumplimiento de objetivos, 3) valoración y respeto por el tiempo del equipo del proyecto, 4) entrega con calidad dada la dedicación y concentración, 5) aumenta el compromiso, la motivación y la disciplina del equipo, 6) mejora la planeación, comunicación y ejecución. Adicionalmente, es preciso reconocer, tanto implícita como explícitamente, que cualquier trabajo adicional que no esté bien analizado impacta los planes actuales. Reconocer que se está superando el ancho de banda no es malo. Todo lo contrario, es ratificar que se ha hecho un buen análisis del plan de capacidades.
Volviendo al tema de decir “SI” por respecto reverencial, es preciso acudir a la confianza, el empoderamiento y el respecto para aprender a decirle “NO” al jefe o a los niveles superiores. Los argumentos deben estar claramente establecidos y soportados. La comunicación debe ser directa y sin rodeos. El requerimiento y las razones del “NO” deben estar bien comprendidas siendo claros y concisos. Los indicadores de productividad deben estar a la mano de los jefes y niveles superiores. Es importante y clave hacer énfasis, sin exagerar, de los posibles riesgos en los que se incurre al decir “SI”. Al final, la última palabra la tiene el jefe.
Sin embargo, en los equipos de alto desempeño se trabaja bajo la consigna de las decisiones consensuadas. Lo anterior permite trabajar con responsabilidad y disciplina evitando cualquier consideración de bloqueo o resistencia. El uso del respeto, la calma, la prudencia, el profesionalismo y la confianza son vitales para aprender a decir “NO” desde la tecnología. La consistencia y la coherencia hace que exista respecto por las prioridades, el presupuesto y la planeación. La definición de procesos para la gestión de la demanda y la gestión de los proyectos es crucial para que los equipos estén enfocados, sean estratégicos y resilientes, y, tengan éxito. Última recomendación y aunque suene redundante, es preciso reducir todo lo posible el tiempo en reuniones y los participantes en las mismas.
Para finalizar, es prudente hacer referencia a los momentos en que debemos aprender a decir “NO” desde la tecnología:
- Cuando claramente se excede la capacidad. Así las cosas, los argumentos son fáciles de exponer.
- Cuando no se requiere o no es necesaria la presencia de alguien del equipo en una reunión.
- Cuando el requerimiento llega sin previo aviso y en forma imprevista.
- Cuando los requerimientos están por fuera del alcance del proyecto. Es preciso abordarlos desde la gestión de cambios.
- Cuando se trata de un favor “personal” más allá de un deber profesional o laboral.
- Cuando el requerimiento se puede hacer en una fase posterior o podemos ofrecer otras alternativas de solución.
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Fuente: Project Management. The PM News Letter. 14 de mayo de 2025.
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