Cada día que pasa y cada momento que vivimos estamos pensando en la mejor forma de aprovechar el tiempo y optimizar su uso. Pero, ¿Qué es en realidad el tiempo? Puede ser un recurso o una capacidad o algo que simplemente está dado para que ocurran los eventos de nuestro día a día. Sin embargo, para todos es importante estudiar, conocer y entender el arte y la ciencia de la gestión del tiempo. Las organizaciones y las personas están buscando aumentar y asegurar la productividad.
Para niik la productividad es la suma de la efectividad, la calidad, la oportunidad y la seguridad. La variable tiempo está considerada como parte de la efectividad y la oportunidad. No se trata necesariamente de hacer las tareas o actividades en el menor tiempo posible. Esto en algunas circunstancias puede salir costoso o no ser necesario. Recordemos que no es posible “acelerar y detener” el reloj. Más bien, es hacer coincidir el momento con la acción con miras a lograr el objetivo en el tiempo más favorable.
El tiempo no es el problema el tiempo es la garantía. Por lo tanto, la adecuada gestión del tiempo asegura la ejecución oportuna de las actividades y el cumplimiento de los compromisos. No siempre lo correcto es lo inmediato. Todo requiere de un proceso ordenado para ver los resultados que queremos y necesitamos. El tiempo es parte del plan (recurso) y no debe ser visto como un obstáculo o una limitación. El tiempo es un aliado de los proyectos. En consecuencia, se requiere considerar el tiempo como un factor que nos ayuda a ser cuidadosos y ordenados.
Por lo tanto, se hace necesario administrar de la mejor forma el tiempo. Existen diversas técnicas, herramientas y metodologías para gestionar el tiempo.
- Planear y organizar las actividades, tareas o acciones. Se establece o diferencia el nivel de importancia y urgencia de cada una. Se define un plazo realista y por demás si se quiere “convervador”. ficación y Organización: Establecer metas claras, priorizar tareas (urgente vs. importante) y asignar plazos realistas.
- Priorizar y ordenar enfocándose en las actividades de manera ordenada y secuencial. Solo adelantar actividades en paralelo cuando realmente es posible. Se sugiere aplicar la Regla de Pareto (80/20) para enfocarse en el 20% de tareas que generan el 80% de resultados.
- Utilizar y aprovechar al máximo la tecnología: apoyarse en herramientas digitales (móvil, emails, videollamadas) permite ahorrar tiempo en logística y comunicación.
- Analizar el adecuado uso del tiempo permite identificar los desperdicios y los tiempos que no aportan en la consecución de los objetivos. Se puede identificar y reducir el tiempo malgastado, buscando la efectividad (eficacia y eficiencia) en procesos. Luchar contra la procrastinación es clave para aprovechar al máximo el tiempo.
Por otro lado, tenemos las métodos personales o que hacen parte de nuestra intuición en donde se busca un equilibrio y balance en lo que hacemos. Toda actividad demanda energía y esfuerzo. Por lo menos mental. Por lo tanto, se precisa tener en consideración cuánto nos va a consumir para disponer los tiempos en forma prudente. Un ejemplo claro es cuando queremos hacer una maratón. El mejor tiempo que podremos lograr estará supeditado por la adecuada dosificación de nuestra energía. Pues bien, entre las técnicas personales tenemos:
- Autoconocimiento y Reflexión: Tomarse tiempo para definir qué es valioso para uno mismo antes de actuar, como “afilar el hacha”.
- Gestión de la Energía: Usar pequeños fragmentos de tiempo (“confeti de tiempo”) para recargar (caminar, escuchar música, estirar) y evitar el agotamiento.
- Equilibrio Vida-Trabajo: No solo hacer más, sino hacer lo correcto, permitiendo disfrutar de una vida plena, no solo productiva.
- Delegación: Liberar espacio mental y físico enfocándose en lo esencial delegando otras tareas.
- Descanso y meditación. Ayuda en la recuperación de la energía, asegura el autocontrol y enfoca los esfuerzos y la motivación.
Por otra parte, existen técnicas profesionales para la gestión del tiempo que ayudan a planificar, delegar y minimizar interrupciones para mejorar la productividad y el bienestar. Estás técnicas son:
1) Pomodoro: se define bloques o intervalos de trabajo (25 mins) entremezclados con descansos (5 mins).
2) Bloqueo de tiempo: se asigna franjas específicas de horas en el calendario evitando multitareas o superposición de actividades. Esta técnica se puede complementar con Time Boxing para completar la tarea dentro de un marco de tiempo determinado.
3) Matriz de Eisenhower: a través de una en una matriz de Urgente/No Urgente e Importante/No Importante se priorizan las tareas. La matriz permite determinas qué hacer primero, qué agendar, cuáles delegar o eliminar.
4) Principio de Pareto (80/20): se prioriza a través de la identificación del 20% de las tareas que generan el 80% de los resultados.
5) Método ALPEN: (Alistamiento, Duración, Planificar Interrupciones, Ejecutar, Revisar).
6) Delegación Efectiva: se asigna las tareas con base en capacidades y recursos buscando un balance y optimizar el tiempo de todos.
7) Agrupación de Tareas: se busca tareas que puedan adelantarse bajo un mismo procedimiento y con recursos similares para hacerlas en un momento determinado.
Así mismo, podemos hacer uso de herramientas para la gestión del tiempo como: calendarios, gestores de tareas y proyectos, seguimiento o tracking de tiempo, bloqueo de distracciones, mapas mentales, organización a través de notas, plataformas colaborativas, tableros Kanban, reserva de tiempo con notificaciones para descansos. También existen algunos “hábitos” clave que permiten mejorar la gestión del tiempo: el descanso (evita agotamiento y recupera energía); la planeación periódica (incluso diaria para algunas actividades); la definición de límites (reglas claras para asignar tiempo y aprender a decir NO o definir renuncias); la eliminación de distracciones (el poder de la concentración aprovecha al máximo el tiempo).
En esta misma línea podemos evidenciar algunos de los beneficios de una adecuada gestión del tiempo: mayor productividad (calidad, efectividad, oportunidad y seguridad); reducción del presión o tensión ante la adversidad o los contratiempo; mejorar el bienestar y la calidad de vida de la persona. Por lo tanto, se trata de ser intencional con cada minuto, combinando disciplina, organización y método (ciencia) con sabiduría, autocontrol y autocuidado (arte). En este orden de ideas, la proactividad, la delegación, la flexibilidad y la adaptación juegan un papel primordial en la gestión del tiempo. Es así como podemos actuar sobre las tareas importantes y complejas primero, asignar tareas que otros puedan hacer, ajustar planes y ritmos de trabajo según sea necesario, y tomar descansos para recargar energías.
Para finalizar e intentando complementar con algunos conceptos “espirituales” sobre el tiempo pero igual de relevantes se precisa hablar de algunas virtudes humanas. Por ejemplo iniciemos con la paciencia ampliamente considerada una virtud fundamental. Desde el punto de vista de la gestión del tiempo implica ser conservadores al definir los plazos y las fecha en los compromisos. Por otro lado. la paciencia requiere y es muestra de perseverancia, dominio propio y resiliencia ante dificultades. En consecuencia, la paciencia permite soportar contratiempos e invoca otras virtudes como la serenidad y la prudencia. Por lo anterior, es posible tomar mejores y oportunas decisiones y alcanzar metas a largo plazo. En últimas también se , fortalecen las relaciones interpersonales y el bienestar emocional.
En niik contamos con la capacidad y experiencia para ayudar a nuestros aliados y clientes en la implementación de proyectos estratégicos gestionando adecuadamente todos los recursos. Desde niik los podemos apoyar para superar los desafíos y retos que implican la implementación de proyectos. A través de una adecuada gestión del tiempo es posible tener éxito en la ejecución de los planes y el cumplimiento de los compromisos en forma oportuna. Como referimos, las técnicas, herramientas y metodologías habilitan en las organizaciones y personas la capacidad para generar alertas que ayuden a solucionar los problemas o conflictos en cualquier fase o proceso del proyecto. Por otro lado, es posible implementar acciones preventivas y proactivas, y, la tomar decisiones oportunas para ajustar el curso de acción del proyecto. En resumen, niik puede acompañar la gestión de proyectos que permita el cumplimiento de los objetivos estratégicos en la organización.
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