Las organizaciones con la ayuda de la tecnología han venido construyendo un camino sólido hacia los procesos inteligentes. En nuestra primera entrega hablamos de la necesidad de apoyarse en herramientas para la gestión de procesos (diseño, diagramación, documentación, automatización, evolución, etc.). Estas herramientas deben ser parte integral de un modelo de madurez que asegure la productividad de la compañía. Nos enfocamos en las soluciones que ayudan a la automatización y mejoran el flujo de información en los procesos. Por lo que hicimos énfasis en que la minería se está apoyando en la analítica y la Inteligencia Artificial – IA. Estas son herramientas que permiten la automatización del análisis de datos complejos y extensos.
El dominio de estas soluciones debe estar a la mano de los líderes de TI y de los usuarios dueños de los procesos. Por lo tanto, se hace posible que las organizaciones estén en la capacidad de agilizar y optimizar las operaciones. Adicionalmente, se permite asegurar la efectividad, oportunidad, seguridad y calidad de los procesos. Dicho sea de paso, son los elementos que en suma componen la productividad.
Recordemos que de manera general la minería de procesos consiste en realizar un análisis en línea del desempeño actual e histórico del proceso. El principal objetivo es descubrir las formas como se puede mejorar dicho proceso. Por otra parte y más allá de la automatización, la gestión de procesos debe estar enfocada en la implementación de soluciones de minería de procesos. Uno de los focos de estas soluciones está en habilitar el monitoreo y análisis en línea de sus datos. Estas soluciones deber ser flexibles y tener la capacidad de integrarse fácilmente con las plataformas y sistemas de información de la organización.
El monitoreo y seguimiento de indicadores clave de desempeño (KPI) de los procesos y el análisis de información detallada permiten detectar variaciones y patrones no deseados. Así mismo, la minería de los datos producidos por cada uno de los eventos o actividades de los procesos habilita la transformación inteligente del negocio. Esta información es clave para apoyar y definir mejores resultados en los procesos. Adicionalmente, esta minería integra ciencia de datos o analítica con la gestión propia de los procesos para detectar anomalías o cuellos de botella. Las mejoras en el flujo de información de los procesos deben considerarse, priorizarse e implementarse oportunamente en un portafolio de iniciativas estratégicas.
La revisión detallada del comportamiento de los procesos a través de la minería permite la identificación de actividades que, bajo ciertas circunstancias, se están tomando más tiempo o incurren en errores y no son perceptibles en un análisis o revisión manual. De igual forma, la minería ayuda a medir en línea la efectividad de los ajustes implementados. Por lo cual es posible realizar los afinamientos necesarios hasta encontrar un punto óptimo. El mejoramiento de procesos trae consigo ventajas competitivas y aumento en la satisfacción de los clientes.
La minería de procesos requiere de una visión clara de mediano y largo plazo por parte de la dirección. Por otro lado, es necesario tener persistencia y compromiso de los usuarios dueños de procesos. Por lo mismo, el trabajo en equipo, estrecho y cercano con las unidades de TI y el proveedor de la solución de minería es vital. En esta línea, los gestores de procesos juegan un papel importante acercando usuarios y TI.
En niik te podemos acompañarte en la evolución de tu sistema integral de gestión de procesos – SIGP revisando minuciosamente la situación actual. Con base en tus necesidades y requerimientos podemos definir, diseñar e implementar las soluciones digitales adecuadas. Así mismo, selección y contratar las herramientas de minería de procesos para asegurar el cumplimiento de las metas y los objetivos estratégicos.
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