En los ambientes empresariales existen las más diversas técnicas, metodologías y herramientas para la gestión del tiempo, de la comunicación, de los costos y de las actividades dentro de una organización. Para niik no existe una metodología perfecta, más bien, la mejor opción dependerá del problema a trabajar, la cultura organizacional, donde se aplicarán y como se complementarán. Entre las más conocidas están Pomodoro, Matriz de Eisenhower, Tragarse el sapo (para superar la procrastinación), Bloquear el tiempo y muchas otras más. Para saber cuál elegir y como complementarlas, las estrategias de productividad se dividen principalmente en tres pilares: Priorización (saber qué hacer), Planificación (cuándo hacerlo) y Ejecución (hacerlo sin distraerse). No obstante, en esta ocasión queremos hablar y detallar la gestión a través de la agrupación de tareas.
En términos prácticos la técnica de agrupación de tareas consiste en reunir actividades similares y realizarlas todas en un mismo bloque de tiempo, en lugar de alternarlas a lo largo del día. La técnica opera a través de tres componentes básicos: 1) agrupación por características homogéneas o tipificación (identificación de tareas similares). 2) asignación de un bloque de tiempo suficiente y propicio durante el día (bloqueo de agenda). 3) no saltar entre grupo de tareas salvo que se identifique algo más importante y urgente a la vez (cambio sistemático de prioridades). Como se observa está herramienta es adecuada para organizar el día a día. Por lo tanto sirve muy bien para gestionar las tareas que van llegando y priorizando.
Al final del día se agrupan teniendo en cuenta el contexto: funciones y responsabilidades en procesos y participación en proyectos. Para luego realizar la programación del siguiente día o del resto de la semana. Aunque depende mucho de cada persona, se sugiere iniciar el día con actividades que demanden creatividad, innovación y concentración. Tal vez al final del día sea mejor dejar las tareas administrativas. Es preciso tener en cuenta que la planeación obedece también a las fechas de compromiso pactadas para cada tarea.
Por otro lado, es importante contemplar los acuerdos de nivel de servicio y las prioridades tanto para los procesos como para los proyectos. Como toda buena práctica, la técnica de agrupación de tareas utiliza elementos o variables de priorización para “romper el bloque” solo en casos estrictamente necesarios. En consecuencia si una tarea es verdaderamente importante y urgente se debe considerar hacerla de inmediato y postergar el bloque en lo posible no más de 20 minutos. Así mismo, es vital tener en consideración el momento y situación en que se deja por un tiempo prudencial el grupo de tareas de lado. Por lo cual se recomienda usar un minuto para establecer un nota que describa las generalidades de lo que se estaba haciendo y retomarla luego sin perder tiempo.
Lo anterior también permite enfocarse en la emergencia sin tener nuestro cerebro pendiente de “¿en qué estaba?”. Algunos expertos en técnicas de gestión del tiempo recomiendan dejar al final del día un bloque de amortiguación o ajuste para trabajar las emergencias que podían esperar. Por otro lado este bloque también serviría para retomar las tareas que quedaron pendientes por acometer las emergencias. Esto bloques pueden ser de 45 minutos. Así las cosas, la mecánica de agrupar tareas se configura como una estructura flexible. Nos protege de distracciones cotidianas y menores, pero está diseñado para pausarse limpiamente si un verdadero meteorito impacta el día laboral.
La aplicación de una adecuada agrupación de tareas protege la mente ya que actúa como un escudo protector para asegurar la concentración y evitar las distracciones. Según la Dra. Sahar Yousef, especialista en neurociencia cognitiva, UCB, “El cerebro humano funciona mejor cuando se concentra en una tarea a la vez. Tenemos cierta capacidad productiva y cierto nivel de atención”. El objetivo principal de esta técnica no es solo organizar la agenda, sino bloquear y controlar los fenómenos psicológicos y operativos que destruyen tu productividad diaria. Estos son algunos de los temas que elimina o evita:
- El residuo de atención: cuando se salta de la tarea A a la tarea B, el cerebro no hace el cambio de inmediato. Un “residuo” de la tarea A se queda flotando impidiendo concentrarse en la tarea B al 100%. Al agrupar tareas similares, se evita el autosabotaje mental.
- La procrastinación por fricción: al iniciar una tarea desde cero se requiere mucha fuerza de voluntad. Volver a organizar el sitio de trabajo. La agrupación de tareas elimina esta fricción. Si ya están listas las herramientas el cerebro va avanzando en las tareas similares en piloto automático.
- La fatiga por decisión: en el día a día se requiere toma pequeñas decisiones (i.e., ¿Ahora qué sigue? ¿Cómo me organizo? ¿Qué hago ahora? etc.) Esto es algo que desgasta y reduce la energía mental y corporal. Al tener bloques predefinidos, se evita tener que decidir constantemente qué hacer a continuación.
- El sesgo de urgencia: los seres humanos preferimos realizar tareas pequeñas y fáciles solo porque parecen “urgentes”. Este es el caso de limpiar la bandeja de entrada de correo o de mensajes en las redes sociales. Por lo tanto la tendencia es a posponer las tareas o actividades grandes e importantes en los procesos y proyectos. Al agrupar las tareas se destina un único momento (o máximo dos) en todo el día para adelantar en un solo bloque las “microtareas“.
Existen varios temas que pueden ser controlados a través de la gestión a través de la agrupación de tarea. Veamos cuatro ejemplos:
- Las microinterrupciones y notificaciones: como referimos anteriormente, en lugar de revisar la bandeja de correo o de las redes sociales (i.e., whatsapp) cada vez que suena una alerta, se define un solo bloque o un par de bloques durante el día para controlar el flujo. Si algo es verdaderamente importante o crítico recibirás una llamada de tu jefe o de tu cliente. Por lo anterior es posible acumular y controlar según las necesidades y habilidades de cada persona.
- El cambio de contexto: al agrupar las tareas es posible controlar el impacto del desorden operativo. No es lo mismo pasar de escribir un reporte técnico a diseñar una imagen en una plataforma especializada de diseño. Sin embargo, si vamos a escribir tres reportes similares pueden ser agrupados si se conserva el mismo contexto. En consecuencia, la técnica habilita mantener el mismo “modo mental” ahorrando hasta un 40% de tu tiempo diario.
- El tiempo asignado a tareas rutinarias: este punto se refiere a la denominada Ley de Parkinson que sostiene que una tarea se expandirá hasta llenar todo el tiempo que le asignes. Al dejar el correo abierto todo el día, tomará todo el día en responderse. Si se controla esa actividad agrupándola en un bloque estricto de 45 minutos, la mente se vuelve ultra eficiente para terminar dentro del límite establecido.
- Las expectativas de los demás: es preciso partir de la premisa de que toda técnica o metodología debe ser practicada una y otra vez hasta que haga parte de la cultura de la organización. Por lo tanto, cuando el entorno y todos los interesados se acostumbran al esquema de trabajo se baja considerablemente la ansiedad y de todos es conocido cuando se recibirá respuesta a una tarea. La respuestas se reciben en forma efectiva según los bloques y esquemas de comunicación establecidos. Por consiguiente la gestión a través de la agrupación de tareas asegura el cumplimiento de los acuerdos de niveles de servicios – ANSs.
Para finalizar y con base en lo expuesto anteriormente, podemos establecer las siguientes conclusiones sobre la gestión del tiempo a través de la agrupación de tareas:
- Al combinarla o complementarla con otras técnicas se mejora su funcionamiento: la agrupación de tareas es una herramienta de planificación y ejecución operativa. Alcanza su máximo potencial cuando se apoya en una técnica de priorización previa (como la Matriz de Eisenhower) para asegurar que los lotes de tareas que estás agrupando sean realmente los que aportan valor a tu vida o trabajo.
- Protege la energía mental: adicional a ahorrar y sacar el mejor provecho del tiempo, la concentración mejora optimizando el uso de la energía mental. Al agrupar las tareas se elimina el desgaste por estar cambiando constantemente de contexto y el residuo de atención. Al mantener al cerebro en un mismo “modo mental”, podemos terminar el día con más energía y menos fatiga cognitiva.
- Destruye el mito de la multitarea: esta técnica demuestra científicamente que el cerebro humano es más efectivo (eficiente y eficaz a la vez) cuando opera en modo secuencial enfocado que cuando intenta alternar actividades de forma caótica. Agrupar tareas es el antídoto directo a la hiperconectividad y a la dispersión moderna.
- Requiere aprender a contener, no a ignorar: la clave del éxito de esta técnica no es aislarse del mundo exterior o ignorar las peticiones. La idea es desarrollar la disciplina de acumular los pendientes en una lista de espera para procesarlos juntos, en lugar de reaccionar de forma inmediata a cada estímulo.
- Flexible ante tareas importante y urgentes (gestión de emergencias): la adecuada agrupación de tareas contempla la realidad del día a día. No busca que sean ignoradas las emergencias. La técnica define estructuras de salida limpia (como el bookmarking) y espacios de rescate (como los bloques de amortiguación) para absorber los imprevistos sin que se caiga toda tu planificación.
En niik ayudamos a nuestros clientes a implementar técnicas de agrupación de tareas de forma tal que, más allá de ser un hábito individual, se conviertan en una capacidad organizacional sistemática. Tenemos la experiencia para utilizar la Arquitectura Empresarial (AE) como herramienta ideal para dicho propósito. La AE permite alinear la estrategia del negocio con los procesos, las aplicaciones y las personas. En niik realizamos un acompañamiento para el mapeo de está técnica a través de los cuatro dominios tradicionales de la Arquitectura Empresarial (TOGAF). Por lo tanto, transformamos la gestión del tiempo en parte del “ADN” y de la caja de herramientas oficial de la organización.
En niik consideramos que la AE debe entregar un catálogo de soluciones como parte de la caja de herramientas: 1) en la operación mediante la gestión de calendarios colaborativos institucionales. 2) en tecnología a través de guías de configuración de perfiles para asegurar la entrega de servicios tecnológicos. 3) en los procesos se tiene un catálogo de tareas estandarizadas para se ejecutadas en lote. 4) en el gobierno usando la matriz de escalamiento para identificar la importancia y urgencia de las tareas. Cuando la técnica de agrupación de tareas está dentro de la AE la productividad es una responsabilidad de todo el equipo.
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Fuentes: 1) Agrupación de tareas: cómo aumentar tu productividad en el trabajo. ASANA. 06/2026. 2) investigaciones realizadas por el equipo de arquitectura de niik. 09/2026.
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